Onderschat implementatie ecm-systeem niet

Mijn ervaring is dat een implementatie van een ecm-systeem soms wordt onderschat in de praktijk. Over het algemeen worden te laat, in de acceptatietest of in productie, fouten gevonden. De gevolgen zijn dan groot en het is duurder om deze fouten later in het traject op te laten lossen. Wat zijn de oorzaken? En, waar moet dan op gelet worden?

 ECM systeem

Ecm, wat staat voor enterprise content management, betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is zoals documenten, afbeeldingen, en dergelijke, maar ook mogelijkheden bevat zoals zoeken, samenwerken, en workflow management. 

Een belangrijke succesfactor voor een geslaagde ecm-implementatie is dat er een goede business case ten grondslag ligt aan het project dat de implementatie moet realiseren.

Een duidelijke meerwaarde voor de organisatie en voldoende draagvlak zijn cruciaal voor succesvolle implementatie.

Het is belangrijk dat duidelijk is ‘wat’ de toegevoegde waarde is voor de organisatie. Op basis hiervan kan vervolgens het soort ecm-systeem worden gekozen. Het soort ecm-systeem is immers een middel en geen doel op zich.

Standaard pakket niet testen?

Een standaard pakket als bijvoorbeeld Sharepoint is in de basis al door Microsoft getest en heeft zich in de praktijk al bewezen. Niet testen dus? Nee! De business zal bepaalde, mogelijk beperkte wensen hebben zoals specifieke grafische vormgeving of functionaliteit, en tevens bepaalde werkprocessen willen doorvoeren. En niet iedereen krijgt toegang tot alle informatie uiteraard. En, natuurlijk, zal er toegang tot een agenda moeten zijn, en moet het mogelijk zijn om data terug te halen van back-ups als dat nodig is. En alles moet 24x7 beschikbaar zijn. Deze ‘beperkte’ wensen leiden bijvoorbeeld tot interfaces met externe systemen, wijzigingen in code, en een beheerd platform waar de ecm-oplossing op functioneert. Toch minder standaard vanuit een technisch perspectief dan vanuit een business perspectief. 

Het is verstandig om in de test-aanpak de focus te leggen op het vastleggen van risicovolle onderdelen en deze uitgebreider te testen.

In een Sharepoint omgeving zijn dat, blijkt uit mijn ervaring: interfaces, rol gebaseerde autorisaties en de my-site. Op de tweede plek qua test prio komt de inrichting van de groepen/projecten, web-parts, en bibliotheken zoals de agenda, enquêtes, en de blog functionaliteit.

Aanpassingen

Op het ‘technische’ niveau zullen (waarschijnlijk) interfaces en/of bericht structuren aangepast moeten worden zodat het ecm-systeem gebruik kan maken van de gekoppelde systemen. Ook zullen de gekoppelde systemen geconfigureerd dan wel aangepast moeten worden voor het nieuwe ecm-systeem. Ook kan het zo zijn dat het ecm-systeem en gekoppelde systemen onder de verantwoordelijkheid vallen van verschillende afdelingen of mensen, en niet altijd zijn de interfaces goed beschreven. Hierdoor kan er een ander beeld ontstaan over de ‘werkelijkheid’. Er zal getest moeten worden of het ecm-systeem na alle wijzigingen, correct op een functioneel niveau geïntegreerd is met externe systemen en of alle bedrijfsprocessen nog correct functioneren in de keten.

Een belangrijk onderdeel waar niet altijd aan gedacht wordt is ‘compatibiliteit’.

Binnen veel bedrijven is tegenwoordig ‘het nieuwe werken’ gangbaar geworden. Men kan dus op kantoor werken of thuis. Communicatiemiddelen zoals tablets en smartphones worden steeds vaker gebruikt en men wil dat content overal en altijd beschikbaar is. Dat betekend dus dat met verschillende besturingssystemen en verschillende browsers de content ontsloten moet worden. Mijn ervaring leert dat vooral vormgeving anders wordt gepresenteerd binnen de verschillende browsers en besturingssystemen, en niet alle functionaliteit overal hetzelfde zal werken of mogelijk zelfs helemaal niet zal werken. Het is dus raadzaam het project te laten verifiëren middels testen of de meest gebruikte browser en operating system-combinaties conform verwachting functioneren in combinatie met de ecm-oplossing. 

Het is tevens belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden over de ‘decharge’ van de leverancier. Hoe wordt bepaald, en op basis van welke criteria, wanneer de leverancier de opdracht heeft afgerond.  Daar horen afspraken over kwaliteit ook bij. Iedereen zal ervaren dat in de praktijk het zal voor komen dat wensen tijdens het project zullen wijzigen. Op het moment van het maken van de contracten zal wel op hoofdlijnen duidelijk moeten zijn wat de eindoplossing zal behelzen.

Agile testen

Het is cruciaal om vroegtijdig de business te betrekken bij het testproces. Niet alles zal perfect beschreven worden. Tijdens het inrichten van de werkprocessen, de structuur, en het grafisch vormgeven van de ecm-oplossing is het cruciaal dat iemand van de business direct feedback kan geven zodat aanpassingen direct doorgevoerd kunnen worden. Een tester kan hierbij een rol spelen door inconsistenties boven water te halen. Bijvoorbeeld verschillen in vormgeving tussen pagina’s, en onderdelen die incorrect functioneren nadat ze zijn aangepast.

Ook kan samen met de beheerpartij geverifieerd worden of de beheerprocessen goed zijn ingericht en of bijvoorbeeld back-up en restore en failover correct functioneren. Wanneer informatie in de ecm-oplossing wordt gemanaged die niet voor derden inzichtelijk mag zijn kan een zogenaamde pen-test uitkomst bieden. In een dergelijke test kan in een vroeg stadium al geverifieerd worden of de ec-oplossing veilig is en derden geen toegang kunnen krijgen tot gegevens.

Conclusie

Een duidelijk doel dan wel business case vooraf is cruciaal. Betrokkenheid van de business tijdens het test-proces zorgt voor minder fouten en een snellere oplevering. De beheer-afdeling betrekken in het test proces en een pen-test uitvoeren, zorgt voor een stabiel en veilig platform. Focus op risicovolle onderdelen, zoals interfaces, tijdens het begin van het test proces zullen er aan bijdragen dat vlak voor de oplevering er geen verrassingen meer voorkomen en dat het ecm-product soepel in productie wordt genomen en tot een tevreden business leidt.

naar overzicht

Wilt u reageren of meer weten?

Heeft u iets in dit artikel gelezen dat uw interesse gewekt heeft? Laat het ons weten!

Deze post delen?

Trotse winnaar van een
FD Gazellen Award
2014 t/m 2018

© 2018 | Europalaan 12a | 5232BC 's-Hertogenbosch | T: +31 (0)85 0290550 | E: info@pancompany.com