In maart kondigde de overheid strenge maatregelen aan om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Het gevolg was dat ook vrijwel alle IT-professionals van Pancompany hun werkzaamheden vanuit huis moesten voortzetten. Velen waren het overigens al gewoon om één of zelfs meerdere dagen thuis te werken.

Het thuiswerken werd door de overheid, daar waar het mogelijk was, met onmiddellijke ingang ingevoerd. Bedrijven moesten in eerste instantie diverse maatregelen treffen om het thuiswerken voor alle medewerkers mogelijk te maken. Ook veel medewerkers moesten thuis extra voorzieningen treffen en binnen het gezin afspraken maken om het thuiswerken mogelijk te maken. Maar na verloop van tijd zijn de netwerken aangepast, tools ingericht en teams weer op elkaar ingespeeld. Daarbij heeft iedereen thuis zijn werkplek (tot op zekere hoogte) ingericht en is er een nieuw ritme ontstaan om de werkdagen in te delen.

We zijn nu een week of vier verder en we lijken een routine gevonden te hebben in het (fulltime) op afstand samenwerken om projecten voort te kunnen zetten. Althans, dat maken we op uit de geluiden van onze collega’s.

Onderzoek naar de lessen van thuiswerken

Wat zijn nu de lessen die we in de voorbije weken geleerd hebben? Dat hebben we bij onze collega’s nagevraagd. Een uitgebreide enquête, met een respons van 80%, leverde interessante resultaten op.

Uit de enquête blijkt in ieder geval dat de gemiddelde productiviteit van onze collega’s allerminst onder het thuiswerken geleden heeft. Een en ander hangt samen met minder vergaderingen en minder afleiding door collega’s op de werkplek, waardoor er meer effectieve werktijd over blijft. Maar ook met een betere, langduriger op te brengen concentratie, onder meer door het ontbreken van reistijd, de stress van filerijden en de mogelijkheid om werk met andere activiteiten af te wisselen.

Soms kost afstemming echter meer tijd dan voorheen. Even bij een collega langs lopen om snel iets na te vragen of samen achter een scherm te kruipen, is er niet meer bij. En een aanpak waarbij overleg geagendeerd wordt, is niet altijd de oplossing in verband met de urgentie waarmee kwesties geadresseerd moeten worden om het werk voort te kunnen zetten.

Initiatieven om de productiviteit te waarborgen

Collega’s nemen initiatief om hun productiviteit te waarborgen. Zo hanteren ze veelal bewust hetzelfde dagritme als voorheen, zijn er afspraken gemaakt met het gezin (zoals de taakverdeling richting de kinderen, zoals begeleiding bij thuisonderwijs) en is een (afgesloten) werkplek ingericht.

Opdrachtgevers helpen de productiviteit op peil te houden door het inrichten van tools, het organiseren van digitale meeting en het uitlenen van middelen, zoals headsets en grote of dubbele monitoren.

Fulltime thuiswerken? Nee!

Van een deel van de collega’s horen wij dat ze momenteel (ongevraagd) zelfs meer uren werken dan voorheen, als gevolg van een hoger energieniveau en de mogelijkheid om de dag, en dus ook de momenten waarop gewerkt (en van het werk pauze genomen) wordt, flexibel in te richten.

Tegelijkertijd, en dat is een zeer interessante constatering, geeft veruit de meerderheid van onze collega’s er niet de voorkeur aan te geven om volledig thuis te werken. En voor de grote meerderheid (92%) zou 0 tot 3 thuiswerkdagen het ideale scenario zijn (de grootste groep geeft een voorkeur aan 2 dagen thuiswerken), omdat ook de sociale contacten het werken leuk en interessant maken. Het gemis aan die contacten wordt dan ook als het grootste nadeel van het thuiswerken opgevoerd.

En op de lange(re) termijn?

De vraag is nu: is thuiswerken ook op de lange(re) termijn vol te houden? Te verwachten valt dat, in verband met de gefaseerde uitfasering van overheidsmaatregelen om de pandemie te beteugelen, op de korte termijn een groot deel van onze werkweek nog gevuld zal zijn met thuiswerken. En mogelijk (en waarschijnlijk) zijn er ook op de (middel)lange termijn blijvende effecten te zien van onze huidige overwegend positieve ervaringen met het behoud van productiviteit bij thuiswerken, in die zin dat thuiswerken een groter onderdeel van onze manier van werken wordt/blijft. Immers, zelfs de grootste tegenstanders van thuiswerken hebben de voorbije weken kunnen constateren dat de (kantoor)wereld grotendeels is blijven doordraaien. Los daarvan zien we in zijn algemeenheid andere positieve maatschappelijke effecten van het thuiswerken (denk aan de positieve impact op het milieu als gevolg van een lagere CO2 uitstoot, het terugdringen van de files, etc.), welke ons mogelijk de ogen openen om het in de toekomst blijvend anders te doen door thuiswerken een groter onderdeel van ons werk te maken.

Maar om de productiviteit en de positieve effecten te waarborgen zijn wel aanvullende maatregelen nodig! Daarbij spelen technische hulpmiddelen, betrokkenheid, motivatie, sociale contacten, het stimuleren van creativiteit en vertrouwen van opdrachtgevers in hun medewerkers een belangrijke rol.

De afstemming met collega’s kan nog beter ondersteund worden door werktijden op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld door een deel van de dag als “verplicht online aanwezig” aan te duiden (om “spontane” afstemming mogelijk te maken). Het organiseren van informele meetings, het bespreken van persoonlijke zaken, het informeren over de gang van zaken buiten het team of afdeling die impact hebben op het eigen werk of dat van het team, en met name het geven van feedback op gerealiseerde taken zijn van essentieel belang om thuiswerken op lange termijn vol te houden en te blijven profiteren van de positieve impact. PanCompany heeft biivoorbeeld voor haar eigen medewerkers al tal van initiatieven ondernomen door de communicatie te intensiveren, veelvuldig persoonlijk contact op te nemen en informele digitale events te organiseren om het onderdeel “plezier” in/van het werk de nodige aandacht te geven.

Ook de ruimte voor creativiteit en nieuwe initiatieven verdient aandacht. Het gevaar van de huidige manier van fulltime thuiswerken is dat we ons vooral focussen op het voortborduren op initiatieven die voor de lockdown genomen zijn en projecten die daarvoor opgestart zijn. En dat het samen brainstormen over wat het vervolg moet zijn onvoldoende aandacht krijgt. Met als gevolg dat product- en systeemontwikkeling uiteindelijk tot stilstand komt. Het is dus zaak om hiervoor, en ook remote zijn hiervoor mogelijkheden, ruimte te scheppen.

Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat het thuiswerken na een periode van inrichting en gewenning geen nadelige invloed heeft gehad op de productiviteit . De verwachting is dat ook op de lange(re) termijn de productiviteit behouden kan blijven als sociale contacten, betrokkenheid en beoordeling van prestaties op peil gehouden worden. Als op termijn iedereen weer op de opdrachtlocatie werkzaam mag zijn, is de verwachting dat er meer tijd thuis gewerkt gaat worden. Op basis van alle nieuwe ervaringen gaan de professionals van PanCompany zich daar op voorbereiden om zo hun productiviteit te blijven waarborgen.

Boris Schouten